бухгалтерский
сервис

Шесть признаков плохого бухгалтера: как не разориться из-за неправильного учета

13 мая 2020

Подписка на журнал

Вы подписаны на журнал Делай Свое Дело.Мы рассказываем о полезных фишках для руководителей, наших мастер-классах и важных новостях.

Маргарита Новосельцева - руководитель IT-направления бухгалтерского сервиса “Делай Свое Дело”. Налоговый консультант, эксперт в области бухгалтерского консалтинга с 13-летним опытом работы. Председатель по качеству и этике Ассоциации бухгалтерских фирм. Автор порталов probusiness.io, kv.by. Соавтор выпусков “Шпаргалки руководителя”.

За 12 лет работы к нам на обслуживание пришло много клиентов после сотрудничества со штатным бухгалтером. В большинстве случаев мы принимаем учет с ошибками и недовольством руководителей, которые говорят: “Мы ничего не понимаем в учете. Как нам проверять нашего бухгалтера?”.

Самый простой способ предотвратить ошибки и недовольство - это ежегодно проводить аудит.

Если по каким-либо причинам вы не хотите проводить аудит, а в учете ничего не понимаете, предлагаю вам список косвенных признаков по которым можно понять, что в бухгалтерском учете у вас что-то не так:

  1. Ваш бухгалтер не дает вам доступ в учет и рассказывает, как все сложно или там надо сделать что-то еще, и т.д.

  2. Ваш бухгалтер не может предоставить вам данные за уже закрытый период из учета или предоставляет их долго (более 2-3-х дней). Например, сегодня 25 апреля, а вы просите акт сверки на 31.12.2019г. или сегодня 5 апреля 2020 года, а вы просите баланс на 29.02.2020г.

  3. Вы видите, что документы прошлого месяца до сих пор не разобраны и их откладывают на потом.

  4. Ваш бухгалтер не “достает” вас с вопросом, где документы по той маленькой сделке, про которую вы давно уже забыли.

  5. На предприятии нет четких инструкций, кто какие документы выписывает и кто за что отвечает.

  6. Ваш бухгалтер читает не законодательные акты, а ищет все ответы в интернете.

 

Если вы пришли к решению, что вам надо взять в штат другого бухгалтера или пойти на обслуживание в бухгалтерскую фирму, выработайте критерии, по которым вы будете это делать. Иначе вы опять наступите на те же грабли.

 

По каким критериям стоит выбирать бухгалтера или бухгалтерскую фирму:

- Опыт работы и квалификация.

Сколько лет бухгалтер реально занимался учетом, а не просто запись в трудовой. Сколько лет бухгалтерская фирма на рынке, как часто меняются бухгалтера.

Выбирая бухгалтера или бухгалтерскую фирму обратите внимание на сертификаты и  прохождение курсов повышения квалификации.

Странно, когда бухгалтер или бухгалтерская фирма специализируется на всем и ни на чем конкретно. Знать специфику всех направлений очень сложно, поэтому выбирайте более узких специалистов.

- Количество сотрудников и перечень услуг.

При выборе бухгалтерской фирмы обратите внимание, сколько человек там работает и сколько услуг фирма предлагает. Странно, когда на фирме числится 2 человека, при этом предлагают и бухгалтерские услуги, и юридические услуги, и бизнес-анализ, и охрану труда и т.д.

- Отзывы о работе.

При выборе бухгалтерской фирмы обратите внимание на фирмы, которые не боятся показывать, рекомендовать своих клиентов. При выборе штатного бухгалтера попросите номер телефона руководителя с предыдущего места работы и посмотрите на реакцию.

- Договор.

Обратите внимание на договор с бухгалтерской фирмой. Договор должен быть не формальной типовой бумажкой, а проработанным документом, где подробно расписано взаимодействие, ответственность, сроки и многие другие мелочи. Обязательно прочитайте договор.

- Стоимость.

Если бухгалтер или бухгалтерская фирма предлагают вам смешную цену, вас это должно насторожить. Если вы хотите получить экспертов, то должны понимать, что такие люди не будут работать за бутерброд.

- Организация работы в бухгалтерской фирме:

  1. Как происходит передача документов, есть ли курьер.

  2. Проверяет ли бухгалтерская фирма документы фирмы-заказчика (хотя бы по формальному признаку: на наличие всех печатей и подписей и на правильность заполнения).

  3. Сколько человек будет отвечать за вашу организацию (как правило на серьезных фирмах за предприятием закрепляется несколько бухгалтеров: главный бухгалтер, бухгалтер по первичным данным и отдельно специалист по заработной плате).

- Передача дел.

Если при приеме дел бухгалтер или бухгалтерская фирма не интересуются состоянием учета, не просматривают его, не задают вопросы текущему бухгалтеру - это должно вас очень сильно насторожить.

 

Если вы решили, что вашей компании нужна бухгалтерия на аутсорс, рекомендую учесть следующие особенности:

  1. Бухгалтерская фирма - это удаленная организация, а не штатный бухгалтер. Как правило они работают с вашей организацией не целый день весь месяц, а в отведенное время 2-3 раза в месяц. Если вам нужна какая-то информация чаще (например вносить банковские выписки), это нужно оговорить заранее.

  2. Бухгалтерской фирме следует сообщать о своих намерениях, касающихся деятельности вашей организации. Например, вы занимаетесь услугами и решили купить и продать что-то, или занимаетесь закупкой и продажей товаров на территории Беларуси, а решили привезти товар из РФ. Проконсультируйтесь с бухгалтерской фирмой, они вам расскажут, как это делать и предостерегут вас от возможных ошибок.

  3. В бухгалтерской компании работают люди и они могут ошибаться. Заметили ошибку - сообщите им об этом, они все исправят, дадут вам скидку, а если это привело к каким-то последствиям, то возместят штрафы и пени.

  4. Если вам требуется информация от бухгалтерской фирмы, учитывайте, что есть разумные сроки на ее подготовку. Обратите внимание, что во время отчетов (январь, апрель, июль, октябрь) сроки подготовки документов могут быть более долгими в связи с загрузкой специалистов.

  5. Письменное взаимодействие с бухгалтерской фирмой предотвратит ситуации типа “а мне ФИО сказала то-то” или “Нет, мы такое не говорили…”. При взаимодействии через электронную почту такие проблемы исключены. К тому же, когда человек пишет сообщение, он намного лучше формулирует текст, чем при устном общении. 

 

бухгалтерский
сервис